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Agenda et gants de velours

15 novembre, 2017 15 novembre, 2017   15 novembre, 2017 0 commentaire

Culture RP a rencontré Homéric de Sarthe et Catherine Dzierwuk pour qu’ils nous debreaf sur le quotidien des assistants(tes) de direction, personnalités hors pair au service des dirigeants et de leur entreprise et qu’ils nous expliquent pourquoi il était évident dans consacré un ouvrage ?

À l’heure où internet et les nouveaux moyens de communication bouleversent les usages et les façons de travailler, les assistants(tes) de direction sont-ils/elles toujours utiles ? Qui sont-ils/elles ? Qu’est-ce qui les motive ? Comment trouver la perle rare ?

Avec Agenda et gants de velours, les deux auteurs proposent un ouvrage original et inédit qui s’intéresse à un sujet trop peu traité, les assistants(tes) de direction.

Avec une préface de Pierre Gattaz, actuel président du Medef : “… Agenda et gants de velours ne s’adresse pas seulement aux chefs d’entreprise, il est aussi un outil de référence pour toutes celles et ceux qui exercent le métier d’assistant(te) de direction ou s’y destinent…“.

 

Couverture - Agenda et gants de velours et portrait d'Homéric de Sarthe

 

Pourquoi ce livre ?

Catherine DZIERWUK : Dans un premier temps c’était l’occasion de travailler en tandem sur un projet d’écriture. Puis, je me suis très vite passionnée pour ces personnes. Ils/Elles sont juste incroyables. En plus, personne ne se rend compte, mais tous le monde, toutes les entreprises voudraient avoir des personnes comme elles à bord de leur entreprise.

Homéric de SARTHE : Pour une raison simple, personne ne s’était vraiment intéressé à elles et à leur travail avant. Les assistant(e)s de direction sont présentes dans un grand nombre d’entreprises.. et dans les entreprises où il n’y a pas d’assistante s’est souvent le rêve des collaborateurs qu’une assistante soit recruté. Tous les collaborateurs d’une entreprise connaissent la ou les assistantes de l’entreprise dans laquelle ils travaillent mais personne ne connait la personne derrière le titre ni la large palette de ses attributions, responsabilités, obligations etc.
Nous voulons non seulement changer les mentalités sur le métier des assistantes mais également la vision qu’elles ont de leur propre travail.

Vous avez divisé l’ouvrage en 35 témoignages et 4 parties. Soyons didactiques et commençons par la première partie : En quoi sont indispensables les assistants(tes) de direction ? Quelles devraient être leurs principales qualités ?

Catherine DZIERWUK : Un(e) assistant(e) de direction c’est quelqu’un qui vous décharge de tout ce qui vous fait perdre votre temps dans votre travail. Même si les nouvelles technologies ont modifié beaucoup de choses, croyez-vous qu’un patron qui doit s’assurer que tout le monde aient de quoi travailler et faire du chiffre puisse répondre à plus de 150 mails par jour, organiser un rdv avec un autre patron qui a énormément de contraintes de travail… L’assistant(e) un/une facilitatrice, il/elle peut préparer des fiches, faire une veille de l’activité de l’entreprise, des discours, de par sa position, il/elle connaîtra le pouls de l’entreprise.

Ses qualités : Ecoute, proactive, souple, adaptable. Elle a en tête l’intérêt général de l’entreprise.

Homéric de SARTHE : Les 35 assistant(e)s que nous avons interviewé(e)s ont tou(te)s une personnalité et des expériences différentes. Ils/Elles sont indispensables parce qu’ils/elles sont le “double” du cerveau de leur patron. Ils/Elles sont là pour s’assurer que tout fonctionne bien, que les délais sont respectés, que les informations sont transmises. Ils/Elles sont polyvalent(e)s, s’adaptent rapidement et ont une capacité d’entreprenariat (et d’intra-preunariat) qu’aucun autre poste peu offrir. Nous avons souvent eu l’image de l’huile qui permet à la machine de bien fonctionner et de ne pas se gripper, c’est exactement ça.

Quel est leur « pouvoir » et leur place dans l’e-réputation de leur chef d’entreprise/de leur responsable direct/de leur société ?

Catherine DZIERWUK :  Aucune. Mais elles les représentent. Elles sont plutôt le reflet de leurs qualités.

Homéric de SARTHE : Elles agissent en toute discrétion et depuis l’intérieur de la société le plus souvent. Nous n’avons pas rencontré d’assistant(e) en charge de la communauté de fan Instagram ou la gestion des postes fait sur le compte LinkedIn de leur patron. Ce serait d’avantage la responsabilité d’un community manager ou d’un chargé de relations publiques.

Par contre, étant au courant de tout, un(e) assistant(e) pourra faire remonter une information circulant en ligne sur l’e-réputation de la société ou du patron pour lequel il/elle travaille.

Comment trouver la perle rare, qu’est-ce qui les motive, faut-il travailler avec un homme ou une femme ?

Catherine DZIERWUK : Pour trouver la perle rare, il faut lui parler, lui dire ce que vous attendez d’elle, lui expliquer votre métier, lui dire ce que vous lui accorder comme possibilité d’évolution. Si cela se passe bien, s’il y a le « fit » entre vous, elle se dévoilera et elle se mettra à votre service. Ce qui les motive s’est l’intérêt pour le travail et les qualités humaines du dirigeant. L’argent n’arrive qu’en dernier critère.

Homéric de SARTHE : Ce qui les motive également, c’est la relation humaine qui va pouvoir se construire. Un(e) assistant(e) est en mesure de faire énormément, mais il faut que ce soit pour quelqu’un qu’elle respecte. On a également entendu le terme « admiration » à plusieurs reprises.
Comment la trouver? Il existe des cabinets de recrutement spécialisé, sans doute la mission la plus difficile pour le département des ressources humaines.

La possibilité pour les deux personnes, le patron comme son/sa futur(e) assistant(e), d’arriver à se projeter et travailler ensemble. Le patron doit se projeter pour pouvoir lui faire confiance et l’assistant(e) accepter de s’adapter pour répondre aux besoins de son nouveau patron.
Après, un homme ou une femme, une fois encore, c’est une question de personnalité.

À l’air de la dématérialisation et du digital, quels devraient être dans un futur proche les éléments, les critères selon lesquels un chef d’entreprise devraient engager un(e) assistant(te) de direction ? Et ne va-t-on pas assister de plus en plus à une mutation de la fonction vers « Mon assistante est aujourd’hui ma chief communication office, tout passe par elle. Elle est aussi ma directrice générale en charge des relations manager et opération manager… » ?

Catherine DZIERWUK : Dans certaines startups, il/elle est la première personne embauchée car le patron s’appuie sur lui/elle, tout de suite. Cela a été aussi le cas pour des entreprises plus classique. Ce choix est lié à la nature de l’activité. Le patron sait qu’il va être très vite débordé par l’administratif, s’il veut rester centré sur le cœur du métier et les affaires, alors il prend un(e) assistant(e). Ceux qu’on a vu, ne pas le faire, ne savaient juste pas comment travailler avec ils/elles. C’est au patron de faire un travail sur lui, pour arriver à déléguer. Dans de petites structures, ils/elles font absolument tout, même les paies pour un salaire injustement bas.

La mutation que l’on verra apparaître dépendra de ce que les manager décideront de faire. Tout est question de relation entre lui et son collaborateur, de la confiance qu’il saura lui donner. Pour tous les patrons qui nous ont répondu, elle était totale. Mais après c’est une façon d’appréhender le travail et de ce que l’on veut que l’assistant fasse.

Je me rend compte que vous ne vous rendez pas compte que « tout est de la faute du patron », c’est son caractère, sa capacité à travailler avec une autre personne, à déléguer, à être honnête, intègre qui fera le travail de l’assistante et non l’inverse. Tout vient du patron. Mais le patron attend que l’assistante fasse. Comme il attend tout d’elle sans rien dire, « elle prend le contrôle » mais de la façon la plus intègre qui soit.

Homéric de SARTHE : L’assistant(e) d’un grand patron est déjà indirectement son/sa Chief Communication Officer, sauf qu’il/elle le fait sans le titre ni les avantages qui peuvent suivre lorsqu’on a un “C Level Title”.

Le digital rend les patrons plus autonomes, ils prennent leur Uber, chatte sur WhatsApp avec leur épouse pour prévenir de l’heure à laquelle ils vont rentrer, etc. Ce qui ne changera pas, c’est le besoin d’avoir une personne au bureau capable de gérer pendant les heures de bureau, mais aussi en dehors des heures de bureau, les appels entrant, les emails, les demandes, les urgences, etc.

Très souvent, des décisions prises au nom du patron sont faites par son assistant(e), sans que personne ne s’en rende compte. Pourquoi? Parce qu’ils/elles savent qui fait quoi et comme doit tourner la boutique au quotidien.

 

 

Relations avec les médias / Agence Glitz :
Béatrice Martini : info@beatricemartini.com

 

 

Marc MichielsRédacteur en Chef.

 

 

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