#JaimeLaCom
Les outils collaboratifs ont presque tous trouvé leur place dans chaque entreprise, de la TPE au grand groupe du CAC 40. Intranet, réseau social d’entreprise, chat, visio, plateforme collaborative, et j’en passe, font partie de notre quotidien professionnel.
Zakaria Vuillemin, Consultant numérique opérationnel.
Le besoin d’une entreprise à une autre est multiple et les cas d’usages sont divers et variés. Nombreuses d’entre elles ont déjà entamé leurs transformations numériques ou se sont engagées dans une digitalisation de leur processus.
Aujourd’hui, j’aimerais vous parler de transformation de la communication interne. Comment communiquer ou échanger avec les collaborateurs de votre entreprise selon leur métier ou leur territoire ? Qui sont-ils ? Pourquoi communiquer auprès de vos collaborateurs ? Où communiquer ?
Plusieurs choix se présentent à vous : créer une solution de A à Z ou choisir une existante. Avec quelle équipe ? Quel sponsor ? Quels sont vos besoins ? etc … La liste de questions pour réfléchir à un début de brief est longue !
C’est pourquoi, je vous donne les clés de réussite pour entreprendre votre démarche de transformation interne de votre communication.
To Go ou not to Go ?
Tout d’abord, la plateforme de communication interne n’est certainement pas un outil interne de communications managériale ou descendante.
La plateforme peut être composée d’un Intranet, d’un réseau social d’entreprise, d’une messagerie instantanée, des outils intégrés à la gestion de projet, un système de partage des ressources, d’un calendrier partagé, d’un annuaire, ou encore d’une visio… La liste peut être progressive selon le besoin de vos utilisateurs, la demande de votre entreprise et de votre secteur pour répondre à votre transformation numérique ou digitale. Ayez toujours en tête l’expérience collaborateur !
« La plateforme de communication collaborative est un moyen de communication pour aider à la collaboration interne, à booster la culture de l’entreprise, à favoriser la cohésion et l’appartenance à une marque, à un groupe ou à une entreprise. »
Avoir une vision globale et un sens précis
Quand on entame une telle mission de transformation interne de la communication, ayez une vision globale pour répondre à tous les besoins métiers de votre entreprise : sur le terrain, au siège ou autre (entrepôt, franchise, filiale). Cela vous aidera à définir les cas d’usages le plus possible.
De nos jours, il est indispensable de penser mobilité, cloud, télétravail… la liste doit être la plus exhaustive possible pour établir votre cahier des charges.
Et surtout, vous devez être réaliste en termes de planning avant de vous engager sur une date de lancement auprès de vos collaborateurs.
Les 10 bonnes pratiques à suivre
- Établir votre brief. Exprimer votre besoin et répondre aux 5 questions fondamentales : Quoi ? Pour qui ? Comment ? Pourquoi ? Où ? De ce que vous voulez.
- Définir vos objectifs. Répondre à quels objectifs stratégiques, managériaux, collaboratifs avez-vous besoin de développer au sein de votre entreprise ?
- Trouver votre sponsor. Le but n’est pas de savoir quel sponsor va-vous aider dans votre projet de transformation. Mais la finalité est, qui est prêt à vous soutenir dans cette démarche du début jusqu’au lancement du projet ? (DRH, Dir de l’Innovation, Dir de la Communication). Peu importe, il vous faut quelqu’un de solide au sein de votre organisation !
- Constituer votre équipe avec toutes les parties prenantes. Les ressources humaines, la communication interne, les systèmes d’informations, le marketing, etc… Qui pourront à chaque question concernant leur périmètre d’intervention au sein de l’entreprise prendre en compte tous les besoins à la fois fonctionnel et technique.
- Choisir votre solution digitale. Le choix n’est jamais simple. Soyez réaliste de vos capacités à répondre exactement à ce qui est défini dans le cahier des charges. Ainsi, le choix se portera sur une solution existante pouvant répondre à votre besoin ou en créer une de A à Z.
- Prendre votre temps pour réaliser une bonne recette, faire des tests et corriger les potentielles anomalies avant sa mise en service.
- Trouver votre community manager global qui va vous aider à définir la gouvernance, concevoir l’animation, proposer la modération et développer le suivi des résultats (KPI, statistiques).
- Développer votre propre « Programme ambassadeur ». Engager soigneusement des ambassadeurs à l’aise avec le numérique au sein de votre entreprise pour qu’ils vous aident à déployer la solution et accompagner les collaborateurs à la fois sur le terrain, sur les différents sites, mais aussi, au siège, auprès des directions, des services et des membres du comex. Afin de ne négliger personne ! Tout le monde n’est pas un digital natif et chacun a son propre degré de maturité.
- Assurer votre « Conduite du changement ». L’accompagnement des collaborateurs n’est pas quelque chose à prendre à la légère. Réfléchissez à une bonne stratégie d’accompagnement et de communication pour créer une vraie dynamique collaborative. Vous pouvez aussi faire du Test & Learn.
- Faire évoluer votre solution après le retour de vos collaborateurs à court, moyen ou long terme. Mise à jour, amélioration de la solution avec des nouvelles fonctionnalités, ne peut que favoriser l’appropriation de la solution auprès des utilisateurs. Le numérique évolue sans cesse et rien n’est figé.
Soyez ambitieux, réaliste, précis, attentif et créatif à chaque détail !
En respectant toutes les clés de réussite et les bonnes pratiques pour transformer votre communication interne, elles vous amèneront à créer une intelligence collaborative unique qui vous ressemble et qui répond aux exigences de votre entreprise.
Restez à l’écoute, je vous partagerai mes expériences de transformation à la rentrée.
Bio : Fort d’une expérience de 13 ans dans les domaines de la communication, des médias et du numérique (conduite du changement, Digital Workplace), Zakaria est consultant numérique opérationnel. Il conseille et accompagne les entreprises et leurs collaborateurs à la prise en main des outils digitaux et dans la conduite du changement.
