Culture RP a souhaité interviewer Zakaria Vuillemin à la suite de la publication de son dernier article sur “Comment engager une transformation interne de votre communication ?”
Dans cet article, il développe les 10 bonnes pratiques à suivre pour entreprendre votre démarche de transformation interne de votre communication. Zakaria est un consultant en Digital Workplace qui travaille depuis plus de 13 ans dans les domaines de la communication, des médias et du numérique.
Quels que soient le domaine et la taille de votre entreprise, vous devez créer une intelligence collaborative qui vous ressemble et qui répond aux exigences de votre entreprise.
Zakaria Vuillemin, Consultant en Digital Workplace.
La Digital Workplace permet de travailler de nouvelles manières et plus efficacement, en améliorant l’implication, l’agilité des employés tout en restant centrées sur le client… Quels sont les avantages d’une digital workplace ?
Les avantages d’une Digital Workplace sont nombreux. D’après mes expressions professionnelles, je dirais :
Elle permet d’engager le collaborateur quelle que soit sa place au sein de l’entreprise dans une transformation numérique et de développer une nouvelle méthode de travail aussi bien en autonomie qu’en collectif. Il devient plus agile, car elle lui facilite la collaboration avec son équipe ou en transverse avec les autres directions de l’entreprise. On parle ici d’“intelligence collaborative”.
Elle lui permet de retrouver dans un seul et même endroit tous les outils et toutes les applications professionnelles dont il a besoin. C’est-à-dire, une meilleure expérience utilisateur plus personnalisée, plus simple et plus rapide avec la solution du SSO (Single Sign On) qui évite de s’authentifier à chaque utilisation d’une application ou d’un outil.
Aussi, elle lui permet de consulter en instantané les informations de son entreprise, les alertes, les indicateurs, de partager des informations ou de fluidifier les échanges entre les salariés via un réseau social d’entreprise par exemple. C’est-à-dire, renforcer le lien social et le sentiment d’appartenance au sein de son entreprise.
D’autant plus, la Digital Workplace offre une expérience du collaborateur plus facile sur site comme à distance. Il peut s’y connecter de n’importe quel appareil et de n’importe quel endroit. C’est un réel progrès de mobilité, tout en étant prudent sur les enjeux majeurs de la sécurité des données pour l’entreprise.
Accompagner les entreprises sur toutes les étapes de la création d’une Digital workplace. Pourquoi ?
Généralement, la mise en place d’une Digital Workplace est l’un des sujets phares de la transformation numérique d’une entreprise. Pour réussir la création d’une solution telle qu’une Digitale Workplace, il est important de bien exprimer les besoins métiers et techniques dès le départ. Ce travail d’initiation ne doit pas être fait de façon isolée, mais de façon collective. De nombreux paramètres sont à prendre en compte : les outils collaboratifs, l’intégration d’un réseau social d’entreprise, d’un intranet ou encore des outils SIRH. Et aussi, ils doivent prendre en considération la sécurité des données, la mobilité versus l’accessibilité sur les différents appareils, etc. Chaque entreprise doit être consciente que pour y parvenir, elle doit être accompagnée par des experts numériques, et in fine, une stratégie de conduite de changement pour former les collaborateurs.
Doit-on forcément s’équiper d’une Digital Workplace aujourd’hui quelle que soit la taille de l’entreprise ?
Il n’est pas nécessaire d’avoir une Digital Workplace dans une entreprise si elle n’en ressent pas le besoin. Très souvent, cette demande émane de la Direction Générale. Cela va aussi dépendre de sa taille et des besoins exprimés par les métiers de la Communication, des Ressources Humaines, du Marketing et des Systèmes d’Informations pour répondre aux objectifs fixés.
Les objectifs peuvent être nombreux par exemple faciliter les échanges entre les salariés, améliorer la communication interne, faciliter l’expérience RH ou favoriser l’expérience collaborateur.
La direction de la communication doit-elle rester l’épicentre de l’organisation de l’entreprise ?
Quand une entreprise aborde le projet de création d’une Digital Workplace, la direction de la communication doit faire partie dès le départ de la démarche tout comme la direction des systèmes d’informations. Elle est l’épicentre de l’organisation de l’entreprise. Elle va engager les collaborateurs dans cette démarche de transformation afin d’exprimer leurs besoins métiers et surtout de créer une bonne circulation de l’information.
La direction a un rôle important à jouer dans la communication interne, car un de ses objectifs est de partager des valeurs communes, donner du sens ainsi qu’une vision et de faire adhérer toutes les équipes à la culture d’entreprise. Elle n’a jamais eu une meilleure position pour accompagner le changement à sensibiliser les équipes aux bienfaits des nouveaux outils et à convaincre d’enclencher la marche à suivre.
Il ne faut pas oublier que la communication joue un rôle à la fois interne comme externe au sein d’une entreprise. Les équipes de communication collaborent, innovent, créent, initient…
Quelle est la meilleure solution de Digital Workplace qui existe sur le marché ?
C’est une question difficile à laquelle je ne peux pas répondre, car tout va dépendre du besoin de l’entreprise pour répondre à ses objectifs. Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise solution. Certes, il existe de nombreuses solutions sur le marché : M365, Google Workspace, Jamespot, Jalios, etc…
Faire le choix de telle ou telle Digital Workplace relève de l’usage qu’en aura l’entreprise au quotidien. Ensuite, il importe de choisir une solution qui ne soit pas une usine à gaz ou un fourre-tout. À trop souhaiter de fonctionnalités, on finit par en perdre tous les bénéfices. Enfin, le choix repose sur le budget.
Si vous aviez un conseil à donner à un Communicant, quel serait-il ?
Mon conseil serait de dire à un communicant d’être à l’écoute du marché et de la communication au sens large, d’être en veille sur tout ce qui peut se passer dans les autres entreprises quels que soient le secteur et l’activité, d’être force de proposition et d’être proactif dans la communication qu’il met en place au sein de son entreprise quels que soient la taille et le degré de maturité des collaborateurs.
